数据管理

ERP 的价值取决于持续、准确地记录业务。基础资料混乱、编码重复或关键字段缺失，会影响搜索、单据协作、库存判断和经营分析。

基础资料

常见基础资料包括：

• 客户与供应商；
• 商品、规格、单位和分类；
• 公司、门店与仓库；
• 成员、角色和业务归属；
• 企业启用的价格、税务或打印相关资料。

基础资料应有明确的维护责任人。重要编码一旦进入日常业务，不宜频繁改变含义。

编码与命名建议

• 使用稳定、可识别且不会重复的编码；
• 不将临时价格、库存数量或人员姓名写进商品编码；
• 同类资料采用一致的命名方式；
• 新增前先搜索，避免重复建立；
• 停止使用的资料按企业规则停用或归档，不用改名伪装成其他对象。

导入资料前

通过表格整理或批量导入资料时，建议先：

1. 保留原始文件副本；
2. 删除无意义的空行和重复记录；
3. 统一日期、数字、单位和必填字段格式；
4. 用少量数据试导入；
5. 抽查结果后再处理剩余数据。

导入前先在对应页面下载或查看当前模板，按照字段说明整理数据，并通过少量记录确认格式无误。

导出与分享

导出文件可能包含客户、商品、价格、库存或财务相关信息。导出前应确认用途和接收人，下载后按照企业的数据管理规定保存和传递。

不要将真实业务文件上传到公共网盘、公开文档或未经企业批准的第三方工具。

单据与附件

业务单据用于记录发生过的经营事实。修改、作废或重新建立单据前，应确认其与上下游业务、库存和往来信息的关系。

附件、打印文件和导出文件是业务记录的补充，不应成为系统之外唯一的事实来源。

提高数据质量

• 定期检查重复和缺失的基础资料；
• 对异常库存、长期未完成单据和不一致往来进行复核；
• 将问题修正到最早出现错误的业务环节；
• 记录重要变更的原因；
• 在扩大使用范围前先统一团队录入规则。